📦 Produits / Services

La section Produits / Services d’ADMINVO permet de créer, gérer et structurer tout votre catalogue d’articles et de prestations. Chaque fiche produit/service peut contenir des informations commerciales, légales, techniques et de suivi.

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➕ Ajouter un produit ou un service

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Produits/Services.

2. Sélectionnez ➕ Ajouter un produit/service.

3. Remplissez les champs disponibles :

   • Nom : désignation claire du produit ou service.

   • Référence interne (SKU) : code unique interne, utile pour l’import/export ou les recherches rapides.

   • Type : Produit (bien physique avec stock) ou Service (prestation immatérielle).

   • Prix HT : prix hors taxes.

   • Prix TTC : calculé automatiquement selon le taux de TVA.

   • Taux de TVA : choisissez dans la liste paramétrée (20 %, 10 %, exonéré…).

   • Unité de mesure : pièce, heure, kg, forfait, etc.

   • Catégorie : rattachez le produit à une famille (ex. Matériel, Abonnement, Prestations).

   • Statut : actif ou inactif (permet de masquer un produit non utilisé).

4. Cliquez sur Enregistrer pour valider la fiche.

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📑 Modifier un produit/service

• Ouvrez la fiche du produit/service dans la liste.

• Les champs modifiables incluent :

  • Descriptions courtes et longues (texte libre pour fiches détaillées).

  • Prix d’achat et marge (si suivi des coûts activé).

  • Prix de vente minimum et maximum.

  • Date de début / fin de validité (utile pour promotions temporaires).

  • Image du produit (upload d’une photo ou logo).

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📦 Gestion des stocks (produits uniquement)

Si la gestion des stocks est activée dans les paramètres :

• Définir la quantité initiale disponible.

• Suivre automatiquement les entrées (achats, retours) et sorties (ventes, livraisons).

• Définir un seuil d’alerte pour recevoir une notification quand le stock devient faible.

• Générer des mouvements de stock manuels (correction, inventaire).

• Visualiser l’historique des mouvements de stock par produit.

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🔍 Organisation et recherche

• Catégories hiérarchiques : vous pouvez créer des sous-catégories (ex. Matériel → Informatique → Accessoires).

• Filtres : par type (produit/service), catégorie, prix, statut actif/inactif.

• Recherche avancée : par nom, référence interne, fournisseur rattaché.

• Classement : tri par prix, quantité en stock, date de création.

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📌 Autres onglets dans une fiche produit/service

• Notes publiques : visibles par tous les utilisateurs, pour partager des infos commerciales (ex. “Produit en forte demande, attention au délai”).

• Notes privées : visibles uniquement par leur créateur (ex. “Nouveau fournisseur en test, ne pas diffuser”).

• Documents liés : associez des fichiers (photos HD, fiches techniques PDF, certificats, manuels).

• Historique : liste automatique des devis, commandes, factures et mouvements de stock liés au produit/service.

• Statistiques : courbes de ventes par période, marges générées, répartition par clients.

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📤 Importer et exporter le catalogue

• Import :

  • Préparez un fichier Excel/CSV avec colonnes : Nom, Référence, Type, Prix, TVA, Catégorie.

  • Chargez-le via l’outil d’import d’ADMINVO.

  • Vérifiez la prévisualisation avant validation.

• Export :

  • Produits/services exportables en CSV, Excel ou PDF.

  • Option de filtrage par catégorie, type ou statut avant export.

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🔗 Liaison avec d’autres modules

• Tiers : associez un produit/service à un fournisseur.

• Devis & Commandes : insertion rapide dans les documents commerciaux.

• Facturation : suivi des ventes et marges par produit/service.

• Comptabilité : chaque vente génère des écritures comptables automatiques selon le plan paramétré.

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✅ En résumé :
Le module Produits / Services d’ADMINVO est bien plus qu’un simple catalogue : il gère les prix, la TVA, les stocks, les catégories, les documents associés et fournit un suivi statistique complet. C’est un outil clé pour piloter vos ventes et optimiser vos marges.

💼 Commerce

Le module Commerce d’ADMINVO vous permet de gérer tout votre cycle de vente : de la création d’un devis, à la validation d’une commande, jusqu’à la transformation en facture. C’est l’espace central pour suivre vos opportunités commerciales et vos engagements avec les clients.

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➕ Créer un devis

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Commerce > Devis.

2. Sélectionnez Ajouter un devis.

3. Renseignez les champs principaux :

   • Client/prospect (sélection depuis le module Tiers).

   • Date du devis et date de validité.

   • Référence interne (numérotation automatique ou personnalisée).

   • Produits/Services : ajoutez depuis le catalogue, avec prix et TVA automatiques.

   • Conditions de paiement (comptant, 30 jours, etc.).

   • Remises globales ou ligne par ligne.

   • Mentions légales (personnalisables dans Paramètres).

4. Cliquez sur Valider pour sauvegarder.

👉 Le devis peut être ensuite imprimé ou envoyé directement par email au client (au format PDF).

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🔄 Transformer un devis en commande

1. Ouvrez le devis validé.

2. Cliquez sur Transformer en commande.

3. Une fiche commande est générée automatiquement avec toutes les informations du devis.

4. Vous pouvez modifier certains éléments (ex. quantités, prix) avant validation.

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📦 Suivi des commandes clients

• Chaque commande contient :

  • Le client concerné.

  • Les articles commandés (quantités, prix).

  • Le statut : brouillon, validée, en cours de livraison, facturée.

  • Les dates clés : date de commande, date prévue de livraison.

  • Les conditions de paiement.

• Possibilité de générer automatiquement un bon de livraison.

• Ajout de paiements partiels ou acomptes si nécessaire.

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🚚 Gestion des bons de livraison (BL)

• Création automatique depuis une commande.

• Suivi du statut de livraison : en préparation, expédié, livré.

• Impression d’un bon à remettre au client/livreur.

• Suivi multi-livraisons (si une commande est livrée en plusieurs fois).

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📤 Transformation automatique devis → commande → facture

• ADMINVO gère le workflow complet :

  • Devis validé → Commande générée.

  • Commande livrée → Facture générée automatiquement.

• Ce processus limite les ressaisies et garantit la cohérence des données.

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🔍 Recherche et suivi des documents commerciaux

• Recherche par client, référence, date, statut.

• Filtres avancés : devis validés, commandes non facturées, livraisons en attente.

• Historique accessible directement depuis la fiche client (Tiers).

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📊 Statistiques commerciales

• Montant total des devis émis, commandes et factures.

• Taux de transformation devis → commande (% de devis acceptés).

• Chiffre d’affaires généré par client, produit ou période.

• Suivi des meilleurs clients et des produits les plus vendus.

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📌 Autres onglets utiles dans les fiches devis/commandes

• Notes publiques : commentaires visibles par l’équipe (ex. “Client demande une remise si paiement comptant”).

• Notes privées : réservées au commercial (ex. “Client hésite encore, à relancer semaine prochaine”).

• Documents liés : contrats, CGV signées, fichiers complémentaires.

• Historique : suivi des modifications (qui a créé, modifié ou validé le document).

• Événements : associer un rendez-vous ou un appel à une commande ou un devis.

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📤 Import/Export

• Import : ajout en masse de devis ou commandes à partir d’un fichier CSV (utile lors d’une migration).

• Export : extraction en PDF, Excel ou CSV pour partager avec un client ou analyser les données en externe.

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🔗 Liaison avec les autres modules

• Tiers : rattachement automatique du devis/commande au client concerné.

• Produits/Services : insertion rapide des articles avec prix et TVA prédéfinis.

• Facturation : factures générées à partir des commandes.

• Banques/Caisses : suivi des paiements liés aux commandes.

• Comptabilité : génération des écritures comptables en lien avec les ventes.

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✅ En résumé :
Le module Commerce d’ADMINVO couvre l’ensemble de votre cycle commercial. Il assure un suivi rigoureux des devis, commandes et livraisons, tout en offrant des outils statistiques et des liaisons automatiques avec les modules de facturation, comptabilité et trésorerie.

Le module Facturation & Paiements d’ADMINVO vous permet de créer, gérer et suivre toutes vos factures clients et fournisseurs. Il centralise la gestion des encaissements et des règlements, automatise les relances et facilite le suivi de trésorerie.

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➕ Créer une facture

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Facturation > Factures clients (ou fournisseurs).

2. Sélectionnez Ajouter une facture.

3. Renseignez les champs principaux :

   • Client ou fournisseur (sélection depuis le module Tiers).

   • Date de facture et date d’échéance.

   • Référence facture (générée automatiquement ou personnalisée).

   • Produits/Services : ajout depuis le catalogue (prix, TVA, remise appliqués automatiquement).

   • Mode de règlement (chèque, virement, carte, espèce).

   • Conditions de paiement (30 jours, comptant, etc.).

   • Mentions légales et conditions générales (paramétrables).

4. Cliquez sur Valider pour finaliser.

👉 La facture est automatiquement numérotée selon la séquence définie dans les paramètres (sécurisée et conforme aux obligations légales).

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🔄 Factures générées automatiquement

• Depuis une commande : transformation directe commande → facture.

• Factures récurrentes : paramétrez des abonnements ou prestations régulières (ex. maintenance mensuelle).

• Avoirs/avoirs partiels : générez un avoir en cas d’annulation ou remboursement.

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📑 Suivi des factures

• Liste de toutes les factures avec statut :

  • Brouillon, Validée, Payée, Impayée, Partiellement réglée.

• Filtrage par client, période, statut ou montant.

• Recherche avancée par référence, date ou mot-clé.

• Export global (Excel, CSV, PDF) pour analyse.

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💰 Gestion des paiements

• Enregistrement des paiements clients (partiels ou complets).

• Enregistrement des règlements fournisseurs.

• Suivi par mode de règlement (chèque, virement, carte…).

• Ventilation automatique des paiements sur les factures concernées.

• Gestion des acomptes.

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📢 Relances automatiques des impayés

• Paramétrez des règles de relance :

  • Relance avant échéance (ex. rappel 7 jours avant).

  • Relance à échéance.

  • Relance après échéance (plusieurs niveaux de sévérité).

• Personnalisation des modèles d’emails de relance (ton, mentions légales, coordonnées bancaires).

• Envoi automatique ou manuel.

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🔍 Autres fonctionnalités techniques

• Gestion multi-devises : facturez en devise locale ou étrangère avec taux de change actualisé.

• Multi-TVA : plusieurs taux configurables selon les produits/services.

• Avoirs et notes de crédit : compensations automatiques sur la facture d’origine.

• Escomptes : application de remises pour paiement anticipé.

• Numérotation conforme : aucune suppression possible d’une facture validée (respect des obligations fiscales).

• Export comptable : génération des écritures et intégration dans le module Comptabilité.

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📌 Onglets dans une fiche facture

• Notes publiques : informations visibles par toute l’équipe (ex. “Client souhaite paiement en deux fois”).

• Notes privées : visibles uniquement par le créateur de la note (ex. “Négociation spéciale sur cette facture”).

• Documents liés : bon de commande, devis signé, contrats, justificatifs.

• Historique : suivi des changements (création, validation, paiements enregistrés).

• Événements : planification de relances ou rendez-vous liés à cette facture.

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📤 Import/Export

• Import : intégration de factures ou paiements via fichiers Excel/CSV (utile en migration).

• Export : liste de factures par client/période au format Excel, PDF ou CSV.

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🔗 Liaison avec les autres modules

• Commerce : transformation devis/commande en facture.

• Tiers : rattachement automatique de la facture au client/fournisseur.

• Banques/Caisses : suivi des encaissements et rapprochements bancaires.

• Comptabilité : génération des écritures comptables.

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✅ En résumé :
Le module Facturation & Paiements d’ADMINVO automatise la création de vos factures, sécurise vos encaissements, simplifie les relances et s’intègre directement avec vos autres processus (commerce, trésorerie, comptabilité).

🏦 Banques & Caisses

Le module Banques & Caisses d’ADMINVO vous permet de centraliser tous vos comptes financiers (banques et caisses physiques) et d’assurer un suivi rigoureux de vos opérations de trésorerie. C’est l’outil essentiel pour piloter vos finances en temps réel et simplifier vos rapprochements.

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➕ Créer un compte bancaire ou une caisse

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Banques & Caisses > Nouveau compte.

2. Renseignez :

   • Nom du compte (ex. “Banque Crédit Agricole”, “Caisse principale”).

   • Type : bancaire ou caisse.

   • Solde initial à la date de création.

   • Devise du compte (utile pour les comptes en devises étrangères).

   • Coordonnées bancaires (IBAN, SWIFT, RIB).

3. Cliquez sur Enregistrer.

👉 Vous pouvez créer autant de comptes bancaires ou de caisses que nécessaire (multi-comptes).

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💰 Enregistrer une opération financière

• Cliquez sur le compte concerné.

• Sélectionnez Nouvelle opération.

• Renseignez :

  • Date de l’opération.

  • Type : encaissement, décaissement, virement interne.

  • Montant.

  • Libellé (ex. règlement client, paiement fournisseur).

  • Catégorie (ex. vente, achat, frais généraux).

• Associez si nécessaire un tiers ou une facture.

• Validez pour mettre à jour le solde.

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🔄 Suivi des mouvements

• Liste des opérations avec :

  • Montant, date, catégorie, mode de paiement.

  • Statut : pointé ou non pointé.

• Filtre par période, compte, catégorie ou tiers.

• Export en Excel ou PDF pour analyse externe.

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📊 Rapprochement bancaire

1. Importez votre relevé bancaire (au format CSV, OFX, QIF…).

2. ADMINVO tente de rapprocher automatiquement les opérations :

   • Paiements de factures clients.

   • Règlements fournisseurs.

   • Frais bancaires.

3. Validez ou corrigez les correspondances.

4. Le solde ADMINVO est mis à jour et synchronisé avec le solde bancaire.

👉 Cette fonctionnalité réduit considérablement les erreurs de saisie et facilite la clôture comptable.

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💳 Gestion des moyens de paiement

• Associez différents modes : espèces, chèque, virement, carte bancaire.

• Définissez vos conditions de paiement par défaut (ex. 30 jours fin de mois).

• Suivez les paiements différés ou partiels.

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📌 Autres fonctionnalités utiles

• Multi-devises : enregistrement d’opérations dans des devises étrangères avec suivi des taux de change.

• Virements internes : transferts entre deux comptes (ex. banque → caisse).

• Alertes de trésorerie : notification si le solde descend sous un seuil défini.

• Catégorisation automatique : règles de reconnaissance pour classer automatiquement certaines opérations (ex. “Stripe → ventes en ligne”).

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📂 Onglets dans un compte bancaire ou une caisse

• Notes publiques : commentaires visibles par toute l’équipe (ex. “Compte dédié aux projets internationaux”).

• Notes privées : réservées au gestionnaire (ex. “Ne pas utiliser ce compte pour les frais RH”).

• Documents liés : relevés bancaires, contrats, justificatifs.

• Historique : suivi des saisies, imports, rapprochements.

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📤 Import / Export

• Import : intégration automatique des relevés bancaires (CSV, OFX, QIF).

• Export : liste des opérations pour comptabilité ou contrôle externe (Excel, PDF, CSV).

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🔗 Liaison avec les autres modules

• Facturation & Paiements : les règlements enregistrés mettent à jour directement les comptes.

• Comptabilité : génération des écritures comptables liées aux mouvements financiers.

• Tiers : rattachement d’une opération à un client ou un fournisseur.

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✅ En résumé :
Le module Banques & Caisses d’ADMINVO vous assure un suivi précis de votre trésorerie, facilite vos rapprochements bancaires et automatise la liaison avec vos ventes, achats et comptabilité.

📊 Comptabilité

Le module Comptabilité d’ADMINVO vous permet de gérer les aspects comptables essentiels de votre entreprise. Il assure le suivi de la TVA, la génération d’écritures automatiques et l’export vers des logiciels comptables externes, tout en gardant un fonctionnement simple et adapté aux TPE/PME.

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🧾 Génération automatique des écritures comptables

• Chaque opération commerciale (vente, achat, paiement) génère automatiquement une écriture comptable.

• ADMINVO suit la logique comptable :

  • Facture client → produit en “ventes” + TVA collectée.

  • Facture fournisseur → charge en “achats” + TVA déductible.

  • Paiement → mouvement bancaire lié au compte de trésorerie.

• Les écritures sont horodatées, tracées et non modifiables (conformité légale).

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💶 Gestion de la TVA

• Paramétrage des taux de TVA utilisés (normal, réduit, zéro, exonéré).

• Suivi automatique de la TVA collectée (ventes) et de la TVA déductible (achats).

• Génération du bilan TVA pour la période souhaitée (mensuel, trimestriel, annuel).

• Export ou impression de la déclaration de TVA.

👉 Cela facilite vos obligations fiscales en centralisant toutes les données nécessaires.

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📚 Journaux comptables

• Chaque écriture est classée dans un journal :

  • Ventes

  • Achats

  • Banque

  • Caisse

  • Divers opérations

• Vous pouvez consulter, filtrer et exporter chaque journal à tout moment.

• Les journaux sont verrouillés une fois la période clôturée.

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🔍 Consultation et contrôle des écritures

• Liste complète des écritures comptables avec :

  • Date

  • Libellé

  • Compte débit / crédit

  • Montant HT, TVA, TTC

  • Référence liée (facture, paiement, opération bancaire).

• Filtrage par période, type d’opération, tiers ou montant.

• Export possible en Excel, PDF ou format compatible logiciel comptable.

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📤 Export vers un expert-comptable

• Génération des écritures au format standard (CSV, TXT, XML, selon logiciel).

• Transmission simple et sécurisée à votre expert-comptable.

• Intégration facilitée dans les logiciels comptables externes (Sage, Ciel, EBP, etc.).

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📌 Autres fonctionnalités comptables

• Clôture comptable : verrouillage des écritures d’une période pour garantir la traçabilité.

• Plan comptable paramétrable : adaptez la nomenclature des comptes selon votre pays (ex. PCG France).

• Suivi des soldes de comptes : consultation en temps réel (banques, tiers, TVA, charges, produits).

• Balance comptable : vue d’ensemble des débits/crédits par compte.

• Grand livre : détail des écritures poste par poste.

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📂 Onglets dans la section comptabilité

• Notes publiques : rappels ou consignes visibles par l’équipe (ex. “Clôture mensuelle chaque 5 du mois”).

• Notes privées : réservées à l’administrateur ou au comptable.

• Documents liés : justificatifs, bilans, déclarations archivées.

• Historique : suivi des exports, clôtures et validations.

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🔗 Liaison avec les autres modules

• Facturation & Paiements : génération automatique des écritures liées aux ventes/achats.

• Banques & Caisses : intégration des mouvements financiers dans les journaux.

• Tiers : suivi comptable des soldes clients et fournisseurs.

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✅ En résumé :
Le module Comptabilité d’ADMINVO vous permet de piloter vos obligations comptables sans complexité. Il automatise les écritures, facilite les déclarations de TVA et prépare vos exports pour l’expert-comptable.

👔 GRH (Ressources Humaines)

Le module GRH d’ADMINVO vous permet de gérer vos collaborateurs et vos utilisateurs internes. Il facilite le suivi des droits d’accès, des notes de frais, des congés et des activités quotidiennes. Un outil pratique pour centraliser la gestion RH des TPE/PME.

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👥 Gestion des utilisateurs

• Ajout d’utilisateurs internes avec :

  • Nom, prénom, email, téléphone.

  • Identifiant et mot de passe pour accéder à la plateforme.

• Attribution de rôles et droits d’accès :

  • Administrateur (accès complet).

  • Manager (accès limité à certaines sections).

  • Collaborateur (accès restreint).

• Gestion des équipes : regrouper les utilisateurs par service (ex. commercial, comptabilité).

• Possibilité de désactiver un compte utilisateur sans supprimer l’historique.

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💸 Notes de frais

• Chaque collaborateur peut enregistrer ses notes de frais :

  • Déplacements, repas, hébergement, fournitures.

  • Montant TTC et TVA.

  • Moyen de paiement utilisé (espèces, carte, avance).

• Ajout de pièces jointes (tickets, factures scannées).

• Validation par un responsable hiérarchique.

• Remboursement intégré dans la trésorerie.

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📆 Congés et absences

• Gestion des demandes de congés :

  • Congés payés, RTT, absences maladie, absences exceptionnelles.

  • Saisie par le collaborateur.

  • Validation ou refus par un manager.

• Planning partagé pour visualiser les absences par période.

• Export des données pour intégration dans la paie.

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📊 Suivi des activités et temps de travail

• Chaque collaborateur peut enregistrer ses heures de travail (par projet ou tâche).

• Vue globale des activités de l’équipe.

• Analyse du temps passé par mission ou par client.

• Export possible en Excel/CSV pour reporting.

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📌 Autres fonctionnalités RH

• Gestion des contrats de travail et archivage des documents RH (contrats, avenants, fiches de paie).

• Historique des évolutions de poste, primes et salaires (si activé).

• Association des utilisateurs aux projets et dossiers clients.

• Alertes pour dates importantes (fin de contrat, renouvellement période d’essai).

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📂 Onglets dans la fiche collaborateur

• Notes publiques : infos visibles par tous (ex. “Responsable de la zone Sud”).

• Notes privées : réservées au manager ou RH (ex. “En période d’essai jusqu’au 30/09”).

• Documents liés : contrats, justificatifs d’absence, fiches de paie.

• Historique : suivi des absences, frais, activités et validations.

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🔗 Liaison avec les autres modules

• Comptabilité : enregistrement des remboursements de frais.

• Banques & Caisses : impact des remboursements sur la trésorerie.

• Agenda : suivi des absences et planification d’équipe.

• Documents : stockage des contrats et pièces justificatives.

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✅ En résumé :
Le module GRH d’ADMINVO centralise la gestion des utilisateurs, congés, notes de frais et suivi des activités. Il permet une meilleure organisation interne et optimise le pilotage des ressources humaines.

📂 Documents

Le module Documents d’ADMINVO est conçu pour centraliser, organiser et sécuriser tous vos fichiers liés à votre activité. Il permet d’associer des documents aux clients, fournisseurs, projets, devis, factures et de les retrouver facilement dans un espace unique.

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📥 Ajouter un document

1. Rendez-vous dans le menu latéral Documents.

2. Cliquez sur Nouveau document ou utilisez le bouton Téléverser.

3. Renseignez :

   • Titre du document.

   • Type de fichier (contrat, facture scannée, justificatif, note interne).

   • Catégorie (RH, juridique, commercial, comptabilité, etc.).

   • Lien avec un tiers (client, fournisseur, collaborateur).

   • Lien avec un projet ou une facture (facultatif).

4. Importez le fichier (formats acceptés : PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG…).

5. Cliquez sur Enregistrer pour stocker le document.

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🗂 Organisation et classement

• Catégorisez vos fichiers pour les retrouver facilement.

• Classement par :

  • Client / fournisseur.

  • Type de document.

  • Projet associé.

  • Période (date de dépôt).

• Utilisez la barre de recherche et les filtres pour trouver rapidement un fichier.

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🔗 Association aux autres modules

• Associez un document à :

  • Une fiche client (ex. contrat signé, K-bis).

  • Une facture (ex. preuve de virement, bon de livraison).

  • Un projet (ex. cahier des charges, rapport).

  • Un collaborateur (ex. contrat de travail, justificatif d’absence).

👉 Les documents sont accessibles directement depuis la fiche concernée.

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🔒 Sécurité et droits d’accès

• Définissez qui peut consulter, modifier ou supprimer un document.

• Limitez l’accès à certaines catégories (ex. documents RH accessibles uniquement aux managers RH).

• Archivage sécurisé avec traçabilité des accès.

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📑 Consultation et gestion

• Visualisation directe des PDF et images dans l’interface.

• Possibilité de télécharger ou remplacer un document.

• Ajout de notes liées au fichier (publiques ou privées).

• Suivi des versions : conserver l’historique des modifications et versions d’un même document.

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📂 Onglets dans la fiche d’un document

• Notes publiques : commentaires visibles par tous (ex. “Document à renouveler chaque année”).

• Notes privées : réservées à l’utilisateur ou au responsable (ex. “Confidentiel RH”).

• Historique : liste des actions (création, modification, suppression, téléchargement).

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📤 Import / Export

• Import en masse via un dossier compressé ou un script (pour migrations).

• Export de documents ou dossiers complets (ZIP téléchargeable).

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🔗 Liaison avec les autres modules

• Tiers : stockage des contrats, pièces légales et justificatifs clients/fournisseurs.

• Commerce : devis signés, bons de commande, conditions particulières.

• Facturation : preuves de paiement, relevés associés.

• GRH : contrats de travail, fiches de paie, justificatifs de congés.

• Agenda : documents liés à des rendez-vous ou événements.

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✅ En résumé :
Le module Documents d’ADMINVO vous offre un espace unique pour gérer, classer et sécuriser tous vos fichiers. Il facilite la collaboration en rendant vos documents accessibles depuis les modules clés (clients, factures, projets, RH).

📅 Agenda

Le module Agenda d’ADMINVO vous permet de planifier, partager et suivre vos rendez-vous, tâches et événements professionnels. C’est un véritable outil collaboratif qui centralise vos actions quotidiennes et facilite la coordination entre vos équipes.

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📆 Ajouter un événement ou un rendez-vous

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Agenda.

2. Sélectionnez Nouvel événement.

3. Renseignez :

   • Titre de l’événement (ex. Rendez-vous client, réunion d’équipe).

   • Date et heure de début / fin.

   • Lieu (bureau, visioconférence, extérieur).

   • Participants (utilisateurs internes ou tiers).

   • Description / ordre du jour.

   • Lien avec un projet, un devis ou une facture (facultatif).

4. Cliquez sur Enregistrer pour valider.

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🗂 Organisation et vue du calendrier

• Plusieurs affichages disponibles :

  • Vue par jour : détail des rendez-vous et tâches.

  • Vue par semaine : planification des équipes.

  • Vue par mois : vision globale des échéances.

• Codes couleurs pour différencier les types d’événements (rendez-vous client, interne, personnel).

• Filtrage par utilisateur, équipe, client ou projet.

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🔔 Notifications et rappels

• Paramétrez des alertes automatiques par email ou notification interne :

  • Rappel 1h avant un rendez-vous.

  • Rappel la veille d’une échéance.

• Notifications envoyées aux participants ajoutés dans l’événement.

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👥 Agenda collaboratif

• Partagez un agenda entre plusieurs utilisateurs.

• Visualisez la disponibilité des collaborateurs avant de planifier un rendez-vous.

• Assignez des tâches ou événements à un membre spécifique de l’équipe.

• Synchronisation possible avec calendriers externes (Google Calendar, Outlook).

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📌 Intégration avec les autres modules

• Associez un rendez-vous à :

  • Un tiers (client, fournisseur, prospect).

  • Une opportunité commerciale (suivi d’un devis ou d’une commande).

  • Un projet (réunion de suivi, jalon).

  • Une facture (relance de paiement, négociation).

👉 Cela vous permet d’avoir une traçabilité complète des actions liées à vos clients et à vos projets.

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📂 Onglets dans un événement

• Notes publiques : infos visibles par les participants (ex. “Préparer la présentation PowerPoint”).

• Notes privées : commentaires personnels ou internes (ex. “Client difficile, prévoir remise”).

• Documents liés : contrat, devis, ordre du jour.

• Historique : suivi des modifications et des rappels envoyés.

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📤 Import / Export

• Import d’événements via fichiers ICS (format standard des calendriers).

• Export du calendrier complet ou partiel (jour, semaine, mois).

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✅ En résumé :
Le module Agenda d’ADMINVO centralise la gestion de vos rendez-vous, tâches et échéances dans un calendrier partagé. Il facilite la coordination d’équipe, améliore la productivité et assure une meilleure relation client grâce à un suivi précis des interactions.